Zamanı Yakalayan Ofisler

Zamanı Yakalayan Ofisler ve yönetici asistanlığı üzerine birkaç kelam…

Bugün hatta birkaç saat önce IMA bünyesinde Uluslararası Yönetim Asistanları Birliği’nin düzenlediği sempozyumda davetli olarak meslektaşlarımla bir araya geldim. Pandeminin başından beri çok alıştığımız teknoloji sayesinde dünyanın neresinde olursak olalım yine birbirimize dokunup, deneyimlerimizi paylaştık. IMA küresel bir yönetici asistanları ağı. Artık mesleğimizin değerinin anlaşıldığı şu son yıllarda deneyimlerimi hem yurt dışındaki hem de ülkemdeki meslektaşlarımla bu sayede paylaşabiliyor olmaktan dolayı çok mutluyum. Birliğimiz, Sonia Vanular tarafından 1974 yılında Avrupa Profesyonel Sekreterler Birliği (EAPS) adıyla kuruldu. 1999 yılında üyelerimizin kararıyla Avrupa Yönetim Asistanları Birliği (EUMA) adını aldı. 2016 yılında ise üyelerimiz, mesleğimizdeki ve iş dünyasındaki büyük değişimleri göz önünde bulundurarak geleceğe hazırlıklı olmak için birliğimizin adını Uluslararası Yönetim Asistanları Birliği (IMA) olarak değiştirdi. IMA Türkiye ise 22 Ekim 2016’da Kopenhag’da düzenlenen 42. Olağan Genel Kurul toplantısında 27. ulusal ülke olarak birliğe kabul edildi. 30’u aşkın ülke de birliğin üyesi.

17 yıldır Doğan Holding’de Yönetim Kurulu Başkanı Asistanı olarak çalışıyorum ve bu yıl yönetici asistanlığında 30. yılımdayım. EA (Executive Assistant) görev tanımının yanı sıra PA (Personel Assistant) rolüm de var. Bu rol de “Daha iyisi nasıl mümkün?” sorusunu yöneticimle beraber sormamız ve yanıtını bulma sorumluluğunu beraber almamız anlamına geliyor. Ben başkanlık ofisinin takım lideriyim ve bu önemli sorumlulukları da beraberinde getiriyor. Asistanlık görevimin yanı sıra bireysel özelliklerimle de şirket içinde katma değer yaratmaya çok önem veriyorum. Çünkü günümüzde asistanlık sadece takvim yönetmek ya da seyahat ayarlamak manasına gelmiyor.

Yönetici asistanlığı ve özfarkındalık…

2019 yılında yazdığım kitabım “Zamanı Yakalayan Ofisler” asistan yetiştiren lise ve meslek yüksekokullarında kaynak kitap olarak okutuluyor. Bununla gurur duyuyorum çünkü öncelikle yönetici asistanlarının kendi değerlerinin ve özlerinin farkına varmaları gerektiğini düşünüyorum. Ki bu bir kendini yeniden keşfetme yolculuğudur. Hangi görevi yaparsa yapsın, hatta ister çalışsın ister çalışmasın herkesin kendini kişisel yönden geliştireceği bir yönünün mutlaka olduğuna inanlardanım. Bizim mesleğimizde de kişisel değerlerini keşfetmiş olmak çok büyük bir artıdır. Yıllar içinde edindiğim tecrübeler bana kendi değerlerini keşfeden kişilerin kurum değerlerine çok daha rahat bir şekilde adapte olduklarını gösterdi. Ben kendi yolculuğumda ‘Yöneticimin yaşamını ve kendi yaşamımı daha rahat daha konforlu hale nasıl getirebilirim, nasıl sadeleşebilirim, hayatımı nasıl kolaylaştırırım?’ sorularına her gün yanıtlar ve yaratıcı çözümler arıyorum. “Seçeneklerim neler?”, “Daha iyisi nasıl mümkün?”, “Bu bilgi benim ne işime yarıyor?” en çok sorduğum ve yanıt aradığım soruların başında geliyor. Zamanı Yakalayan Ofisler’de tabii ki sadece kendini geliştirmekten bahsetmedim. Adı üzerinde mesleğimizin olmazsa olmazı güncellik ve teknolojik gelişmelerden haberdar olmak da çok önemli bir detay.

Zamanı Yakalayan Ofisler ve COVID-19

Covid-19 pek çok değişime neden oldu. Bizler zaten teknolojinin gelişimine ve dijitalleşmenin hızına ayak uydurmaya çalışıyorduk. 2019 yılında yayımlanan kitabım Zamanı Yakalayan Ofisler’de uzaktan ofis yönetimini ve dijital ofisleri anlatmıştım. Ardından Covid-19 geldi ve bir gecede tüm dünya uzaktan çalışmaya geçti. Herkes bana bu durumu nasıl ön gördüğümü sordu. Ben sadece daha sürdürülebilir bir dünya ve “mobil working” üzerine çalışıyordum. Ama teknolojiyi yakından takip edersen zaten geleceği görmek bir şekilde mümkün oluyor. Bu bulaşıcı hastalık öngörülerimi biraz daha erkene çekti diyebilirim. Ama işin sırrı gelişime açık olup yeni fikirlerin peşinde koşmakta yatıyor. Covid-19 bize önce insan olduğumuzu hatırlattı tabii ki bizimle birlikte yöneticilerimize de… Belki de ilk defa bir virüse karşı dünyanın bize en uzak köşesinde dilini bile bilmediğimiz biri ile ortak savaş verdik. Tüm kimliklerimizden arınarak hem de. Ve birbirimize aslında ne kadar derin bağlarla bağlıyız onu fark ettik.

Covid-19’un yarattığı olumsuzluklara ve açtığı yeni kapılara en kolay adapte olabilen meslek grubu olduğumuzu düşünüyorum. Bizlerin düşünce yapısı devamlı kriz çözümüne yönelik yaratıcı fikirler geliştirir. Şimdi biz hepimiz birleşip asistanların Covid-19 hikayelerini anlatan bir kitap yazmaya karar versek eminim ki bizden sonra gelecek nesillere harika bir kriz yönetimi kaynağı bırakacak konu toplarız.

Teknoloji çağından çok öncelerde doğmuş ve hiç teknoloji şirketinde çalışmamış biri olmama rağmen uzun yıllardan beri ‘Bu teknoloji otlardan hızlı büyüyor; dönüşümü ve değişimi takip etmek lazım’ diyordum. Eskiden hayatımızın bir parçası olan faks makinalarını nasıl ki artık kullanmıyorsak belki de bir süre sonra bilgisayarlarımızın yaptığı her işi akıllı telefonlarla yapabileceğiz. Görüyorum ki pek çok asistan “Ya pozisyonumu yapay zekaya kaptırırsam” endişesi taşıyor. Ama bu korkunun yersiz olduğunu düşünüyorum. “Yöneticilerinizi kriz anlarında rahatlatacak, onlara çözümler geliştirecek ne gibi hizmetleriniz var?” bu korkuya kapılmadan önce kendinize bu soruyu sorun. Sezgisellik, yaratıcı zekâ, düşünme sorumluluğunun paylaşılması mesela… Bu konularda ne kadar yetkinsiniz ya da kendinizi geliştirmeye ne kadar açıksınız. Kim ofisinde yaşamını kolaylaştıracak ikinci bir aklı istemez ki?

Zor yöneticilerle çalışmak…

Zor yöneticilerle çalışmak insanın sırt çantasını dolduruyor. Çünkü krizler, zor insanlarla ve stresle başa çıkmak, kişinin isterse faydaya çevirebileceği önemli deneyimler. Açıkçası beni koçluk almak ve vermek iyileştiriyor. Mentorlük de ona keza. Birçok genç asistana, genç çalışana yeteneklerini keşfetmeleri konusunda mentorlük desteği veriyorum. Bu da işimin tecrübelerden yararlanmak kısmı.

Yönetici asistanlığı ve iş hayatında yükselmek…

Ben isteyen herkese yükselme yolunun açık olduğuna inananlardanım. Organizasyonunuzda yükselme yolunuzun kapalı olduğunu düşünüyor fakat becerilerinizin daha iyi bir rolü hakkettiğine inanıyorsanız o zaman sizi kim tutabilir? PA rolü çok renkli bir rol; pek çok beceri istiyor. Organizasyon, iletişim, sunum, muhasebe etme yeteneği, zaman yönetimi, çatışma yönetimi, etkin dinleme gibi. Eğer EA (yönetici asistanı) rolündeyseniz bu saydıklarımdan biri mutlaka sizin güçlü yönünüzdür. Birimizin zayıf yönü mutlaka diğerimizin güçlü yönüdür. Yükselmiş yönetici asistanları güçlü taraflarını bilenlerdir. Diğer rollerdeki EA’ler de keşfedilmiş güçlü yönleri ile birçok görevi yerine getirebilirler. Benim ofisim “Asistan Okulu” gibi çalışıyor. Yetiştirdiğim yardımcı asistanlarımdan biri otomotiv sektöründe CEO asistanı oldu, diğeri yine otomotivde marketing yapıyor, bir diğeri de şu anda İrlanda’da sosyal medya uzmanı. Bu rolün önünün kapalı olduğunu düşünenler bence yanlış düşünüyorlar.

Neden bir yönetici asistanı olmayı seçtiğime gelince…. Benim yolculuğum tamamen tesadüf; aslında avukat olmak istemiştim. Üniversite sınavını kazanamayınca lisan öğrenmek için gittiğim İngiltere’de asistan yetiştiren bir kolejde kendimi buldum. 30 yıldır her gün sevgi ile yapıyorum, mesleğimi değerli buluyorum. Liderler baskı altındalar bunun içinde ne yaptığının bilincinde özfarkındalığını keşfetmiş, kendi değerlerine sahip çıkan, çözüm önerileriyle yaşamlarını kolaylaştıracak yol arkadaşlarına ihtiyaçları var.

You may also like

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir