Sanal iletişimde sorunlar ve görgü kuralları

Pek çoğumuz ofislerimize dönsek de korona virüsü pandemisiyle birlikte ‘uzaktan çalışma’, iş hayatımızın ayrılmaz bir parçası oldu. Ancak, uzaktan çalışmak kimileri için stresli olabiliyor ve özellikle ekipler birbirleriyle iletişim kurarken yüz yüze iletişimde yaşadıklarından daha fazla sorun yaşayabiliyorlar. 

Pandemi öncesinde de sanal iletişimde, bu konuda davranış kuralları yüz yüze iletişimde olduğu gibi yerleşik olmadığından, ciddi sorunlar yaşanıyordu. Sanıyorum bu sorunlar pandemi döneminin getirdiği stresle daha arttı: Kaba bir dille yazılmış e-postalardan, gevşek mesajlardan, olur olmaz saate gelen WhatsApp mesajlarından, anlayışsız iletilerden söz ediyorum. Eminim pek çoğunuz bu sorunlarla karşılaşmışsınızdır. 

Bu sorun üzerine düşünürken Amerikan CNBC kanalının web sitesinde bu konuda yazılmış uzun bir yazıya denk geldim. Belli ki sorun sadece bizim ülkemizde değil, dünyanın pek çok ülkesinde yaşanıyor.

STRESLE BAŞA ÇIKMAYI ÖĞRENİN

Örneğin işyeri uzmanı Candace Steele Flippin, “Çok fazla belirsizliğin olduğu uzun süreli stresli bir ortamdayız” diyerek, özellikle yaşadığımız bu sürecin yarattığı stresin iletişimi olumsuz etkilediğini vurgulamış. 

Flippin’e göre bu süreçte daha iyi iletişim kurmanın ilk adımı, stresle hem kişisel ve hem de profesyonel düzeyde başa çıkmayı öğrenmek. Flippin, ekip arkadaşlarımızın veya birlikte çalıştığımız diğer kişilerin de bu süreçte bizim gibi stres yaşadığını, kiminin yakınlarını kaybettiğini veya yakınlarından birinin sağlık sorunları yaşayabileceğini belirterek “empati kurmanın” önemli olduğunu söylüyor. 

GİRİŞ-GELİŞME-SONUÇ FORMÜLÜNÜ KULLANIN

Habere göre bu süreçte yaşanan diğer bir sorunsa günün her saati gelen mesajlar. “Anlık mesajlaşma platformları aracılığıyla iletişim kurmak bir nimet veya bir lanet olabilir” deniyor yazıda. Nimet çünkü siz ve ekip arkadaşlarınız bilgileri daha hızlı paylaşabiliyorsunuz. Lanet çünkü, “her zaman müsait olmanızın beklendiği bir kültür teşvik ediliyor” denmiş. 

Emily Post Enstitüsü’nden görgü uzmanı Daniel Senning, “her zaman müsait zannedilme” sorununu aşmak için daha önce mektuplarda ve şimdi e-postalarda kullandığımız giriş-gelişme-sonuç formülünü öneriyor. Yani gayriresmi bir WhatsApp mesajında bile önce karşınızdaki kişiyi selamlayıp sonra mesajınızı ve isteğinizi uygun bir dille iletmeniz gerekiyor. e-postalardakine benzer şekilde, iletişim döngüsünü kapatmak ve kimseyi belirsiz bir durumda bırakmamak için “teşekkürler” veya “X ile size döneceğim” yazılmalı. 

Herhangi bir bağlam olmadan yalnız bir “hey”, “selam” yazmak veya alakasız emo’lar göndermek, sonra iş için bir talebi araya sıkıştırmak yakışıksız kabul ediliyor. Senning, olur olmaz saatlerde gönderilen ve hiçbir bağlama oturmayan bu mesajların, karşıdakinin endişe düzeyini artırdığını belirtiyor. 

Peki, siz böyle bir anlık mesaj veya e-posta alırsanız ne yapacaksınız? Diyelim ki saat akşam 22.00 ve iş arkadaşınız önce “Hey” yazıp sonra sizden yanıtı epey uzun olacak bir konuda bilgi istedi. Böyle bir durumda sorduğu konuyu daha ayrıntılı bir şekilde özetlemek için bir telefon veya video görüşmesi talep edin. Böylece daha rahat iletişim kurabilirsiniz. 

İŞ ARKADAŞLARIYLA KURDUĞUNUZ GÜVEN İŞİŞKİSİ ÖNEMLİ

Yale Yönetim Okulu’nda örgütsel davranış profesörü Heidi Brooks ise sanal iletişimde sorunları aşmanın anahtarının, iş arkadaşlarıyla geliştirilen güven ilişkisi olduğunu belirtiyor. İş arkadaşlarınızla aranızda güvene dayalı sağlam bir ilişki varsa, birlikte nasıl etkili bir şekilde çalışacağınız konusunda da yollar bulabiliyorsunuz Brooks’a göre. 

Brooks, “Eğer aranızda güven ilişkisi varsa birbirinizin iletişim ve çalışma stillerini daha iyi anlar ve yolunda gitmeyen şeyler hakkında daha rahat konuşabilirsiniz” diyor.

Ayrıca, “İş arkadaşlarınızı önemsediğinizde ve saygı duyduğunuzda, hatalar hakkında konuşmak daha kolaydır, böylece sosyal görgü uğruna rahatsızlıklara katlanmanıza gerek kalmaz” diyor Brooks.

Senning ise “Tabii ki iletişim aksilikleri olacak. Ancak, yinelenen sorunlar varsa bunu bazen anı anına konuşmak uzlaşma yerine çatışmaya da neden olabilir” diyor. 

Peki, sorunlar uzun süre devam ederse ne yapmalı? 

Uzmanlar kaba, gevşek veya saygısız mesajlar uzun süre devam ederse bunu çözmek için sorunu, yöneticinize veya İK’ya aktarmanız gerektiğini söylüyor. Ancak, bundan önce çözüm yolları aramanız, sorunun daha kolay çözülmesini sağlayabilir. Uzmanlara göre, sorun yerine çözümün bir parçası olmak gerekiyor. 

Ben de böyle düşünüyorum. Ama ister sanal ister yüz yüze iletişim olsun görgü kurallarından söz ediyorsak, burada bence anahtar olan sizsiniz. Siz karşınızdaki kişiye nasıl davranıyorsunuz, attığınız mesajlar gerçekten görgü kurallarına uygun mu, karşınızdakiyle empati kuruyor, anlayışlı davranıyor, yaptığı işe saygı duyuyor musunuz? 

Herkes bu sorulara dürüst bi şekilde yanıt verirse bence sorunların büyük bir kısmı çözülür.

Linked In de oku

You may also like

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir