‘YENİ NORMAL’ SÜREÇTE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Kültür Üniversitesi Büro Yönetimi Bölümü’nün düzenlediği e-Seminer’de, bölüm öğrencileri ve genç meslektaş adaylarımla bir araya geldim. Seminerde gençlerle yaptığımız söyleşide, mesleğim adına bir kez daha umutla doldum, gençler meraklı ve değişime bizim nesilden daha açık. Bu seminerde ele aldığım konuları burada sizinle de paylaşmak istiyorum,

e-Senimer sohbetimizin konusu, Zamanı Yakalayan Ofisler kitabımda ele aldığım digital çağda büro yönetimiydi. Küresel Covid-19 salgınının patlak vermesinden çok kısa bir süre öncesinde yayınlanan ilk kitabımda dijitalleşmeyi ve uzaktan ofis yönetimini anlatmıştım.  Kitabımda uzun uzun dijital ofis yönetiminde kullandığımız altyapı sağlayıcılarını, çevrimiçi (online) toplantıları, bu toplantılar öncesi gönderilen e-davetleri, çevrimiçi toplantılarda gözetilmesi gereken güvenlik ve takip süreçlerini anlatıyorum.

Korona virüsünün yayılmasını engellemek amacıyla yaklaşık iki aydır evlere kapanmış durumdayız. Bazılarının, birkaç ay önce ‘uzak bir gelecek’ gibi gördüğü dijital ofislere, çevrimiçi toplantılara dünyada milyonlarca çalışan neredeyse bir gecede geçti. Bazı şirketler ve çalışanlar, dijitalleşme süreçlerini çok önceden başlattığı için bu sürece kolaylıkla uyum sağladı. Henüz dijitalleşme aşamasına geçmemiş şirketlerdeyse karantina sürecinde ‘uzaktan çalışmak’ epey sıkıntı yarattı. 

Bu iki ayın ardından şimdi yavaş yavaş yeniden normale dönmeye hazırlanıyoruz. Pek çokları önümüzdeki bu süreci ‘yeni normal’ olarak adlandırıyor. ‘Yeni normal’de yeni bir çalışma düzeni de bizi bekliyor. Peki, çalışma hayatımızda ‘yeni normal’ ne olacak? Nasıl bir iş dünyasına hazırlanmamız gerekiyor? Bu yazıda bunları ele almak istiyorum. 

Dijitalleşme, son 10, 15 yıldır dünyada hızla ilerleyen bir trend. Şehirlerde trafik yoğunluğunda çok fazla zaman kaybedilmesi, zorlu yaşam koşulları, zamandan tasarruf, sürdürebilirlik gibi nedenlerle uzaktan ofis yönetimine geçme zorunluluğunu uzun süredir hissediyor ve altyapı hazırlıklarımızı buna göre yapıyorduk. Ancak, yaşadığımız coğrafyadaki yerleşik iş kültürü sebebiyle fiziki ortamlarda bir arada bulunmayı seviyoruz ve bunun daha verimli olduğuna inanıyoruz. Uzaktan çalışma sistemine, dijitalleşmeye daha hızlı geçen ve bu konuda öncü olan ülkelerle eş zamanlı olarak geçemememizin ardında bu kültür ve inancın yattığını düşünüyorum. Oysa, korona virüsü salgını, bu yerleşik kültürü de sarstı. Bu sarsıntı sebebiyle, yarın öbür gün ofislerimize döndüğümüzde, dijital ofis yöntemlerini daha sık kullanacağız. 

Peki, bundan sonra göreceğimiz değişimler ne? Okuduğum makalelerden edindiğim bilgileri aşağıda bulabilirsiniz.

UZAKTAN ÇALIŞMA HIZLA YAYGINLAŞACAK

Dünya özellikle son 10 yıldır hızla dijitalleşiyor. Bu karantina sürecinde iş toplantılarımızı yapmak için kullandığımız Adobe, Google Meet, Google Hangout, Zoom ve benzeri platformlar zaten mevcuttu. Ancak, bunlar Türkiye özelinde ele alırsak eskiden pek de sık kullanılmıyordu. Demin söz ettiğim gibi, Türkiye’de yerleşik iş kültürü bunun en önemli nedeni. Ayrıca, bizim ülkemizde şöyle yanlış bir inanç var: Evden çalışan mutlaka kaytarıyordur. Halbuki zorunlu olarak uzaktan çalıştığımız bu son günler, bunun ne kadar yanlış bir kanı olduğunu ortaya koydu. Kültüründe bu yanlış inançlara yer olmayan şirketler, salgın günlerinde evden çalışmaya da hızla geçtiler, çünkü zaten karantina günlerinden önce de tüm dijital olanakları kullanıyor, gerektiğinde uzaktan çalışıyorlardı. Ben digital film endüstrisinin içerisinde uzun yıllardır tecrübe sahibi bir kurumda çalıştığım için biliyorum ki Amerika’da Netflix şirketi toplantılarını kendi grup çalışanlarıyla bile Zoom üzerinden yapıyor, şirkette toplantı odaları yok. Salgından sonraki süreçte, yani ‘yeni normal’ dediğimiz süreçte, uzaktan çalışma da hızla gelişecek. Buna hazırlıklı olmamız gerekiyor.

YETKİN İNSANLAR ÖNEM KAZANACAK

Bu süreçte, pek çok kurum dijital ofislerde işin sorunsuz yürümesi için sadece altyapıyı sağlamanın yeterli olmadığını da anladı. Sadece en ileri teknolojinin değil, insan emeği ve gücünün de sürecin olmazsa olmaz bir bileşeni olduğu tespit edildi.  Tüm bu süreçleri yönetebilen, takip edebilen, makineleri kodlayabilen, algoritmaları yazan insanlar bundan sonraki dönemde daha fazla  işlerlik kazanacak. Dijitalleşmek hızlanmak ve düşük maliyet demek, fakat dijital teknolojiler doğru kullanıcıların elinde olduğu müddetçe bunlardan verimlilik sağlanabiliyor. Aksi halde kağnıdan inip at arabasına binmiş oluruz. Maalesef birçok teknoloji satınalmaları da yetkin ellere verilmediği için geçen dönemlerde çöp olup gitti. Bu karantina sürecinin biz çalışanlar için en önemli kazanımı bence bu olmalı: Zihniyetizi değiştirmemiz, eski alışkanlıklarımızı ve kopyacılığı bırakmamız, konfor alanlarımızdan çıkmamız gerekiyor. Daha verimli ve daha efektif olmak için bir adım daha atmalıyız. Bu süreç bize küçük bir uygulama alanı açtı, buradan edindiğimiz deneyimleri kesinlikle devam ettirmeli, teknoloji ve dijitalleşme konularında kendimizi geliştirmeye ve bu alandaki eğitimlere ağırlık vermeliyiz.

SİBER GÜVENLİK İÇİN BİREYSEL SORUMLULUK GEREK

Pozisyonum gereği bu süreçte dijital ofislerin ‘güvenliği’ üzerinde de çok duruyorum. Burada Robert De Niro’nun bir filminden alıntı yapmak istiyorum: “Bir insanın yaptığını, ancak bir diğer insan bozabilir.” Dijital uygulamalar, kötü niyetli kullanımlara açıktırlar. Peki, özellikle üst yönetim ofislerinin yönetimini üstlenen biz asistanlar, güvenliği ve gizliliği nasıl sağlayacağız? Holding şirketlerinin siber duvarları, dışardan gelecek birçok saldırıya karşı önlemlerini alıyor ve almaya da devam edecekler. Ancak, dünyada güvenlik önlemlerinin şirket içinde de alınması gerektiği, pek çok kötü niyetli girişimlerle açığa çıktı. İşte, yine burada kaliteli ve güvenilir personel seçiminin ne kadar önemli olduğunu bir kez daha vurgulamamız gerekiyor. Dünyada yayınlanan makaleleri takip edenleriniz, yaşamımızın her alanının teknoloji sağlayıcılar tarafından takip edildiğini fark etmiştir. Hangi siteye girdiğimiz, kimlerle haberleştiğimiz, hangi e-ticaret sitesinden alışveriş yaptığımız izlenebiliyor. Bizim de bunu bilerek, bireysel sorumluluğumuzu üstlenmemiz gerekiyor. Instagram, Facebook, Youtube gibi sosyelleştiğimiz platformlarda dolaşırken de kendi siber güvenlik duvarlarımızı oluşturmalıyız.

KADINLARIN KENDİ GÜCÜNE İNANMASI GEREKİYOR

Evden çalıştığımız bu süreçte kadın çalışanların sorunları da daha çok gün yüzüne çıktı. Kadınlar, karantina sürecinde evdeki sorumlulukları ve profesyonel işleri arasında sıkışıp kaldı. Uzun yıllardır erkek egemen iş dünyasında kazandığımız hakları ve geldiğimiz noktaları kaybetme tehlikesiyle karşı karşıyayız. Bunu bertaraf etmek için  kadınlar olarak gücümüze daha fazla sahip çıkmamız gerekiyor. Ev işleri ve ofis işleri arasında sıkışıp kalmak yerine, hayattaki amaçlarımızı ve odağımızı yeniden düşünmeliyiz. Günümüzde Avrupa ülkelerinde bile çalışma hayatında kadın-erkek eşitsizliği yaşanıyor, kadınlar hâlâ dezavantajlı bir konumda. Örneğin Finlandiya’da aynı pozisyonda bir erkek çalışan, daima bir kadına göre %50 daha fazla kazanıyor. Avrupa’da günümüzde bile bir kadın yönetici, CEO olmak için oldukça zorlu bir mücadele veriyor. Türkiye’de ise dört büyük bankanın ve birçok Holding şirketlerinin Yönetim Kurulu Başkanı koltuklarında kadın yöneticiler var. Ben %34’ü kadın çalışanlardan oluşan bir grupta çalışmanın ayrıcalığını daima hissediyorum. Covid-19 salgınının ardından da bu güçlü ve ayrıcalıklı duruşlarımıza sahip çıkmalıyız.  

İLE KABUL EDİLME YERİNE, İŞİ KABUL ETME KONUŞULACAK

Yakın geleceğimizde insanların işe kabul edilme süreçlerinin değil, işi kabul etme süreçlerinin konuşulacağını düşünüyorum. Şartlarımızı gözden geçirmek durumunda kalacağız. Yetkin ve donanımlı olmak, kendi geleceğimizi şimdiden planlamak ve kurgulamak durumundayız. Tecrübelerimizden yararlanmalı ve tecrübelerimize saygı göstermeliyiz. Çıraklık-kalfalık ve ustalık sisteminin çalışma hayatının her alanında olduğunu unutmayın. Çıraklıktan kalfalığa geçiş bir süreçtir ve sabırlı, azimli olmayı gerektirir. Başarılarınızın karşılığını mutlaka alacaksınız. Bir konuda tecrübe kazanabilmek için en az 10 bin saat egzersiz yapmanız gerektiğini hatırlayın. Kütüphaneleriniz olsun, uzmanlaşmak istediğiniz konularda kitap okuyun, kanaat liderleriniz, rol modelleriniz olsun. Bunlar ne demişler, nasıl düşünmüşler, ne gibi zorluklarla, başarısızlıklarla karşılaşmışlar ve ne dersler çıkarmışlar öğrenin. Olabildiğince çok sektör tanıyın, önemli dergileri takip edin, web sitelerini takip edin. Size değer katacak konulara odaklanın. Toplantı yapmak, sorun çözmek, CV oluşturmak, karar vermek gibi konularda kendi aranızda buluşmalar yapın. Okuldan sonra uykuya kadar olan zamanlarınızı nasıl değerlendirdiğiniz, gelecekte gelmek istediğiniz konumun şimdiden belirleyicisi olacaktır. Hayal kurmaya vakit ayırın. Hayal kurmanın da bir sistem gerektirdiğini unutmayın. Düşünmek, tasarlamak, çalışmak, hayal kurmanın sistemidir. Sisteminiz olmadan hayallerinize erişmeniz mümkün olamayacaktır. Kendinizin ve çevrenizde olup bitenlerin, dünyanın farkında olun. 

Ve son olarak, her gün yaptığınız şeylerin arasında en az bir şeyin başkalarının iyiliğine ve sevgiye odaklı olmasına dikkat edin

You may also like

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir